Microsoft Excel (2021)

常用函数

前置知识补偿1：如何查看函数结果的原公式

Ctrl+~ 查看公式（显示运算结果为原始公式）

前置知识补偿2：绝对位置和相对位置

  • absolute address (eg. $A$1, $A1, A$1) 绝对位置
    在横向的字母序列或者纵向的数字序列位置前加上$符号，称为绝对位置。
    可以保证在自动填充过程中位置不会改变。比如在A1格中写一个带有“F$1”的函数，拉动自动填充柄到A2格后“F1”不会相应变成“F2”，而是会保持“F1”；类似地，在A1格写一个带有“$F1”的函数横向拉动到B1格，B1格的函数也不会变成“G1”。
  • relative address (eg. A1) 相对位置
    正常的单元格位置就是相对位置，在自动填充时会随位置改变自动发生变化。比如在A1格中写一个带有“F1”的函数，拉动自动填充柄到A2格后“F1”也会相应变成“F2”；横向拉动则F也会发生变化。

ROUND 保留小数特定位数

ROUND函数用以保留数据小数位后的特定位数。
ROUND(数字,位数)
其中：数字可为具体数值，也可为数值所在单元格位置。
位数>0，代表保留到小数点后特定位数；
位数=0，代表保留到个位；
位数<0，代表保留到小数点左边特定位（十、百、千…）。

LEFT/RIGHT/MID 提取字符

LEFT/RIGHT/MID函数用以从文本的最左/右边/中部部分提取字符。
LEFT(文本,提取字符数)
RIGHT(文本,提取字符数)
MID(文本,提取字符数)
其中：文本为文本所在单元格位置，提取字符数即其表面含义。

LEFTB/RIGHTB/MIDB函数用以从文本的最左/右边/中部部分以字节（Byte）为单位提取字符。一个英文字符对应一字节，一个中文字符对应两字节。
LEFTB(文本,提取字符字节数)
RIGHTB(文本,提取字符字节数)
MIDB(文本,提取字符字节数)
其中：文本为文本所在单元格位置，提取字符字节数即所提取字符字节的总和。

DATEIF 日期间隔计算

DATEDIF函数用于计算两日期之间的相隔时间。
DATEDIF(起始时间,结束时间,计算时间单位)
其中：计算时间单位有三种可选：年("Y")、月("M")、日("D")。

IF/IFS 验证条件

IF函数用于判断表格数据是否满足某种条件，并会将结果以某种形式呈现出来。
IF(条件,结果1（是）,结果2（非））
若满足条件，则输出结果1，反之输出结果2.
即：
IF最基本的实现逻辑
IF函数亦可叠加（nested），即结果本身可以是IF（或其他）函数，以实现对结果的进一步筛选。
IF(条件1,IF(条件2,结果a,结果b), 结果2)
即：
IF多个条件叠加的逻辑图
IFS 函数检查是否满足一个或多个条件，它从第一个条件开始验证，如果FALSE，则继续验证第二个条件，如是反复，最终返回符合第一个 TRUE （符合）条件的值或返回“错误”的提示信息。
IFS(条件1,结果1（是）,条件2,结果2（是）)

VLOOKUP 查询目标值

注意：这个函数比较抽象，请结合后面的例子食用哦

VLOOKUP函数用于查询范围内的值，并返回范围内第几列数中的一个匹配值。
VLOOKUP(寻求内容,寻求范围,返回数据在查找区域的第几列数,精确匹配/近似匹配)
注意：

  1. 寻求内容可以是数值、引用或文本字符串（就是啥都行，只不过查文本要加引号引起来）。
  2. 返回数据在查找区域的第几列数是指数据所在列在寻找区域中的第几列数，必须是正整数。
  3. 精确匹配/近似匹配填FALSE或TRUE。如果为FALSE，则返回精确匹配，如果找不到，则返回错误值 #N/A。如果为TRUE，函数 VLOOKUP 将查找近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。
  4. 应注意VLOOKUP函数在进行近似（TRUE）匹配时的查找规则是从第一个数据开始匹配，没有匹配到一样的值就继续与下一个值进行匹配，直到遇到大于查找值的值，此时返回上一个数据（近似匹配时应对查找值所在列进行升序排列）。
  5. 如果精确匹配/近似匹配省略，则默认为TRUE（近似）。

举例：

  1. 精确匹配
    在表格中寻找“Silver（银）”的价格并输出：
    =VLOOKUP("Silver", [Range], [Column], FALSE)
    =VLOOKUP("Silver", B2:C6, 2, FALSE)

  2. 近似匹配
    匹配四家公司的营业等级（二百万至一亿美元为A级，一亿至十亿美元为2A级，十亿美元以上的为3A级）：
    使用近似匹配，若数据在二百万至一亿之间，根据“近似取小于自身的最大值”原则，会匹配为小于“一亿”的最大值，即二百万，返回其其第二列的对应内容A；同理，若数据在一亿至十亿之间，根据“近似取小于自身的最大值”原则，会匹配为小于“十亿”的最大值，即一亿，返回其第二列的对应内容2A。
    =VLOOKUP([Market price], [Range], 2, TRUE)
    =VLOOKUP(G3, $G$9:$H$11, 2, TRUE)

    思考：此处为何要使用绝对位置？

SUMIF/SUMIFS 求满足条件数据的和

SUMIF函数是SUM函数与IF函数的结合，应用于求指定范围内符合条件的所有数值之和。
SUMIF(匹配条件之范围,条件,实际求和区域)
不懂可以看这篇文章。
注意：SUMIFS可以将条件扩大为多个，此时需注意“实际求和区域”应写至最前。
SUMIFS(实际求和区域,条件1,匹配条件1之范围,条件2,匹配条件2之范围,……)

IFERROR 检查数据是否出现错误值

IFERROR检查数值是否为错误形式，并据其检查结果报回对应数值。
IFERROR(被检查值,若错误的返回值)
错误形式包括但不限于：

  • #DIV/0! 零做分母
  • #VALUE! 参与运算的数值格式有误
  • #REF! 公式引用的单元格被删除或移动
  • #NUM! 公式或函数本身出现问题
  • #N/A 非数字形式（not a number）
  • （还有很多，不一一列举了）……
    当被检查值出现以上错误形式时，返回若错误的返回值 ，否则返回被检查值 。

COUNTIF/COUNTIFS 条件计数

COUNTIF对选定区域内符合条件的数值进行计数，并返回计数值。
COUNTIF(区域,条件)
COUNTIFS可以实现对选定区域内同时符合多个条件的数值进行计数，并返回计数值。
COUNTIFS(区域1,条件1,区域2,条件2,……)

单元格如何自动/手动换行

很简单，点中A和1之间朝向右下的箭头选中整张表格，或者灵活使用Shift/Ctrl/Command选中你想要自动换行的单元格，在开始菜单中选中自动换行就行了。
如果你只想设置单个单元格的换行，并且想让它在你想换行的地方换行，一个笨办法是：选中单元格后双击编辑内容，把光标移动到你想要换行的地方，按住Alt+Enter（回车）就OK啦。

如何批量将数据分列

比如说你粘贴过来的数据是这样的：

这些数据在复制过来之后都遵循数据+半角分号的格式，手动处理起来非常麻烦。这时我们可以手动选中它们，然后在数据>数据工具中找到自动分列，点进去，选择分隔符号，然后下一步。

在分隔符号中选择分号（按你的实际分隔符来，如果没有，请在其他中自行添加；如果你的数据分隔符不一致，那么这个功能是用不了的），然后下一步。

列数据格式选择常规，然后点完成。
不要点下一步（虽然也点不了）
最后的处理结果是这样的：
请输入图片描述

如何批量更改英文字体

我们在输入英语时，如果需要批量设置字体，经常会有点中一个新单元格输入文字之后就会变成宋体的情况。这大概率是因为Excel中你的面板语言是中文，因此Excel的“创作语言”会默认为中文字体，不支持英文字体的批量预设。
解决这个问题，我们需要选中文件面板，找到左下角的选项。
在弹窗中选择语言，在Office创作语言和校对中选中英语(美国)，点击右侧的设置为“首选”，并点击确定，这时候回到界面问题就解决了。

如何快速自动填充

拖动填充柄

将光标放在单元格的右下角，待鼠标变成十字（填充柄）后，向下拉从而可以实现公式的快速填充。
https://pic2.zhimg.com/v2-43287ce05fa1ecaaaf32c1c6485f262d_b.webp
这种方法已经适用于大部分情况，除非你的需求是……数百数千个单元格。
应用下面这些方法，可以更快地批量填充更多单元格。

双击填充柄

直接双击填充柄而不是拖动，可以帮助你直接填好所有有数据的表格，这种方法适用于需要填充的单元格过多时。
https://pic2.zhimg.com/v2-67ca3829ad336b46d171ef1fbaea1209_b.webp

Ctrl + Enter

选中需要填充的区域，在其中一个单元格中输入公式后，按下Ctrl+Enter，也可以实现快速填充。
https://pic4.zhimg.com/v2-a6124c8e03768bfdaf2ba59f16673d47_b.webp

Microsoft Word (2021)

如何设置标题并在开头插入目录？

目录常置于书籍开头，以便于读者快速了解书籍。目录亦可用作章节的参考。

步骤

  1. 选中所有一级标题并点击Heading 1（标题1）；
  2. 以此类推，设置二级标题和三级标题；
  3. 将光标移至开头部分，选择引用菜单栏中的目录（Table of Contents），选择Automatic Table 1（自动目录1），之后目录便会自动生成。

为什么回车失灵了？


现象：按Enter后不会回车，而是会空格，再按一次才会跳转下一行。
问题：分节符阻碍了回车的正常功能。
解决：在“开始”选项中选择全部显示，找到所有分节符并删除。
全部显示（新版本）
全部显示（旧版本）
分节符

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选中文本后

切换至文本 Ctrl+Alt+0
切换主标题 (H1) Ctrl+Shift+1
切换大标题 (H2) Ctrl+Shift+2
切换中标题 (H3) Ctrl+Shift+3
切换小标题 (H4) Ctrl+Shift+4
切换待办列表 Ctrl+Shift+5
切换列表 Ctrl+Shift+6
切换数字列表 Ctrl+Shift+7
切换折叠列表 Ctrl+Shift+8
切换选中文字为“页面” Ctrl+Shift+9
切换代码片段 Ctrl+Shift+"-"
切换数学公式 Ctrl+Shift+"+"
切换为嵌入式代码 Ctrl+E
切换颜色为上次使用颜色 Ctrl+Shift+H
注：截至目前版本（2023/10），高级待办列表（支持“待办”、“进行中”、“完成”和“未完成”四种状态）、着重文字（单独文本框）、引用框和思维导图暂时没有快捷键。

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最后修改：2023 年 10 月 14 日
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